自社でAIを活用できる体制、整っていますか？

ChatGPTなどの生成AIを、調べものや文章の手直しに使う会社が増えました。
この使い方では、人がAIに1回ずつ質問し、1回ずつ答えをもらいます。

一方、最近は「AIエージェント」と呼ばれる使い方も広がってきました。
AIエージェントとは、目的と手順を伝えておくと、複数の作業を順番にこなしてくれるAIのことです。
決まった時刻に自動で動かしたり、メールやファイルと繋いだりできるサービスも増えています。

ここで押さえておきたいのは、AIに任せるのは判断の前の「下準備」だという点です。
最後に意思決定を行うのは、社長や社内の担当者です。

【例1】競合・市場情報の収集
〈困りごと〉
競合の動きや業界のニュースを追いたいが、毎日いくつものサイトを見る時間がない。

〈AIに任せる流れ〉
①毎朝、決めておいたニュースサイトや競合のホームページから新着情報を集める
②自社に関係するものだけを選び、要約する
③社内向けの共有メモを下書きする

〈人がやること〉
メモを読み、自社の打ち手を考えて決める。

【例2】議事録の作成と共有
〈困りごと〉
会議の内容が担当者のメモに残るだけで、決めたことや宿題を、あとから追えない。

〈AIに任せる流れ〉
①会議のメモや録音の文字起こしから、決まった形式の議事録を作る
②決定事項・ToDo・担当者・期限を、決まった欄に書き出す
③社内wiki（社内の情報をまとめて置く場所）に登録する

〈人がやること〉
議事録を読み、内容に誤りがないか確かめる。
議事録がたまってくると、「去年のあの件はどう決めたか」をAIに質問して探せるようになる。

【例3】領収書の取り込み
〈困りごと〉
領収書がメール・紙・写真とばらばらに届き、入力や整理に毎月時間がかかる。

〈AIに任せる流れ〉
①メールや写真で届いた領収書を、AIが読み取る
②日付・金額・取引先を、台帳に1枚1行で登録する
③読み取れなかったもの・足りないものを一覧にし、担当者への確認依頼を下書きする

〈人がやること〉
登録内容を確かめ、確認依頼を送る。

なお、領収書の保存方法には法律上のルールがあるため、顧問税理士に確認しながら進めるのがスムーズです。
月次の経理作業がスピードアップすれば、社内の業務負担が軽くなり、月次決算の早期化にもつながる大きなメリットがあります。

【ルール1】AIの「もっともらしい間違い」に備える

AIは、事実と違う内容を自信のある文章で書くことがあります。
これを「ハルシネーション」と呼びます。

このリスクを防ぎ、情報の正確性を保つために、社内では以下の運用を徹底します。

• 要約には、情報の出どころ（URL）を必ず添えさせる
• 元の資料にない項目は、「不明」と書かせる
• 金額や日付は、人が元の資料と照らし合わせる

最終的な確認を人が行うことで、誤情報の拡散やミスを防ぐことができます。

【ルール2】入力した情報の行き先を確かめる（セキュリティ）

無料のAIサービスには、入力した内容をAIの学習に使う設定のものがあります。

社内データや顧客情報の外部漏洩を防ぐために、以下の環境設定・確認を行います。

• 入力内容を学習に使わない設定にする
• 法人向けのプラン（セキュリティが担保された環境）を選ぶ
• AIがつながるメールやフォルダを、必要な範囲に絞る

社内のシステム環境を正しく整えておくことで、情報漏洩のリスクを大幅に低減できます。

【ルール3】個人情報や取引先の情報を入れない（プライバシー）

お客様の氏名・住所、従業員のマイナンバー、取引先との契約内容などをAIへ入力する際は注意が必要です。

漏洩トラブルを未然に回避するために、社内では以下の対応をとることをお勧めします。

• 顧客の氏名や住所、従業員の個人情報は入力しない
• 取引先との契約内容や機密情報は伏せ字にしてから使う
• 社内で「入れてよい情報・入れてはいけない情報」の一覧を作成する

明確な基準を定めて社内に周知しておくことで、社員が迷わずに安全な運用を行えるようになります。

社内業務への導入は、次のステップで進めてみてください。

1. 毎日・毎週くり返している作業を1つ挙げる
2. その作業の手順を、箇条書きで書き出す
3. 書き出した手順をAIに渡し、下書きまで任せてみる
4. 1か月後、AIに任せることで浮いた時間を確かめる

作業手順を書き出すだけでも、「この確認作業は毎回必要か」といった業務のスリム化・見直しにつながります。

コンサルティング・ビジネス研究会では、中小企業様のAI活用や業務フロー改善のご支援をしております。
「自社のこの業務をAIエージェントで効率化できないか」「安全な運用ルールを一緒に作ってほしい」など、ご相談があれば、お気軽にご連絡ください。